Polityka prywatości

Polityka Prywatności spółki APEX DYNAMICS POLSKA
Data ostatniej aktualizacji: 08/11/2018 roku

Niniejsza Polityka Prywatności stanowi element polityki bezpieczeństwa danych osobowych spółki APEX DYNAMICS POLSKA Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Balicach, ul. Krakowska 50, 32-083 Balice (dalej: APEX DYNAMICS POLSKA). Polityka Prywatności wyjaśnia:

1. Kim jest spółka APEX DYNAMICS POLSKA
2. Jakie dane osobowe pozyskiwane są przez APEX DYNAMICS POLSKA
3. Jaki jest cel przetwarzania danych osobowych przez APEX DYNAMICS POLSKA, oraz udostępniania ich podmiotom trzecim
4. Jakie są źródła pozyskania danych osobowych
5. Sposób zabezpieczenia danych zapobiegający naruszeniu przetwarzania danych
6. Obowiązki podmiotów powierzających i otrzymujących od APEX DYNAMICS POLSKA dane osobowe osób trzecich
7. Informację o prawach osób, których dane osobowe APEX DYNAMICS POLSKA przetwarza

I.             Kim jest spółka APEX DYNAMICS POLSKA.

 APEX DYNAMICS POLSKA jest spółką prowadzącą działalność w zakresie handlu elementami do budowy maszyn

Dane kontaktowe
APEX DYNAMICS POLSKA Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Balicach
ul. Krakowska 50
32-083 Balice
email: sales@apexdyna.pl       
telefon: +48 12 630-47-28

Aby zapewnić najwyższe standardy zabezpieczenia danych osobowych APEX DYNAMICS POLSKA wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych (dalej jako „IOD”), który odpowiada za wdrożenie, nadzór i audyty przestrzegania polityki bezpieczeństwa danych osobowych, oraz zgodność przetwarzania danych osobowych przez APEX DYNAMICS POLSKA zgodnie z przepisami prawa. Poniżej zamieszczamy dane IOD, w celu zapewnienia kontaktu w przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości: 

Inspektor Ochrony Danych APEX DYNAMICS POLSKA - adres email do kontaktu sales@apexdyna.pl

II. Jakie dane osobowe pozyskiwane są przez APEX DYNAMICS POLSKA

Na rynku dystrybucji części do maszyn, na którym działa APEX DYNAMICS POLSKA występują segmenty rynkowe klientów klasyfikowane jako:

• instytucjonalni tzw. B2B: tj. organizacje, przedsiębiorstwa i inne instytucje publiczne lub prywatne  - reprezentowani w procesie przez osoby fizyczne będące ich pracownikami lub świadczące na ich rzecz usługi, na mocy innych stosunków prawnych np. umowa zlecenie, samozatrudnienie, podwykonawstwo

APEX DYNAMICS POLSKA sprzedaje swoje produkty na rynku w segmencie klientów instytucjonalnych bezpośrednio za pomocą swojego biura obsługi klientów.

W związku z prowadzoną działalnością APEX DYNAMICS POLSKA musi przetwarzać dane osobowe swoich klientów oraz ich pracowników, a w określonych przypadkach dane takie udostępniać podmiotom trzecim. APEX DYNAMICS POLSKA może gromadzić niektóre spośród niżej wymienionych danych osobowych:

• Imię, Nazwisko
• nr telefonu
• adres email
• firma
• zajmowane stanowisko
• firma pracodawcy
• NIP
• adres korespondencyjny

APEX DYNAMICS POLSKA zbiera także informacje związane z klientem poprzez pliki cookies, o czym informuje przy pierwszym zalogowaniu do strony internetowej APEX DYNAMICS POLSKA.

W wyjątkowych wypadkach zakres przetwarzanych danych może być szerszy – z uwagi na szczególne cele przetwarzania, o których osoba, której dane dotyczą zostanie poinformowana przy okazji zbierania takich danych.

III. Jaki jest cel przetwarzania danych osobowych przez APEX DYNAMICS POLSKA

Do przetwarzania danych APEX DYNAMICS POLSKA zobligowana jest na mocy przepisów prawa, w celu prawidłowego świadczenia usług i sprzedaży towarów w pozostałych przypadkach podanie ich jest dobrowolne. Dane osobowe przetwarzane przez APEX DYNAMICS POLSKA służą  głównie do kontaktów w celu prowadzenia regularnych działań biznesowych, stanowiących przedmiot działalności APEX DYNAMICS POLSKA.

Na regularne działania biznesowe prowadzone przez APEX DYNAMICS POLSKA składają się między innymi:

• przesyłanie oferty APEX DYNAMICS POLSKA
• kontakt w celu wykonania umowy sprzedaży produktów z oferty APEX DYNAMICS POLSKA
• marketing własny
• przetwarzanie wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawa – w tym w szczególności przepisów podatkowych
• udostępnianie danych podmiotom trzecim (w tym firmie kurierskiej) w celu realizacji umów,
• dochodzenie i egzekucja roszczeń
• rekrutacja pracowników

Udostępnianie danych osobowych klienta (pracownika klienta) podmiotom trzecim następuje wyłącznie w celu wykonania umowy, której stroną jest klient, lub do podjęcia działań na żądanie klienta, przed zawarciem umowy.

Nadto APEX DYNAMICS POLSKA  jest zmuszona przez obiektywne warunki o charakterze technicznym do przechowywania pozyskanych danych osobowych  w celu

1. sprzedaży towarów
2. realizacji usług serwisowych, rozliczeń,

Mając na uwadze powyższe, APEX DYNAMICS POLSKA wywodzi uzasadniony interes prawny do przetwarzania danych osobowych zgodnie z wymogami RODO, oraz

1. zobowiązuje się do nie rozszerzania przyjętych ww. kryteriów bez uzyskania wcześniejszej zgody właścicieli danych 
2. uwzględnia i szanuje prawa  właścicieli danych  zgodnie zobowiązującymi normami prawnymi w szczególności w obszarach

• ochrony danych  i ograniczania dostępu do nich wyłącznie dla osób upoważnionych
• przekazywania danych podmiotom trzecim,
• braku profilowania
• braku przetwarzania danych wrażliwych
• tam gdzie to je uzasadnione technicznie i ekonomicznie oraz dozwolone prawnie stosowania pseudonimizacji
• notyfikacji o pozyskanych danych zgodnie art. 13 i art. 14 RODO

3. przyjmuje związaną z tym odpowiedzialność przewidzianą przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa, w tym także dotyczącą  ew. zawinionego wycieku takich danych

Jeżeli APEX DYNAMICS POLSKA będzie musiała przetwarzać dane osobowe w jakichkolwiek innych celach  - każdorazowo przetwarzanie zostanie poprzedzone uzyskaniem zgody. APEX DYNAMICS POLSKA nie udostępnia danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych.

IV. Jakie są źródła pozyskania danych osobowych

APEX DYNAMICS POLSKA może pozyskiwać dane osobowe w następujący sposób:

• zgody bezpośrednie podmiotów danych
• powierzenie danych osobowych APEX DYNAMICS POLSKA pracowników klienta przez osoby reprezentujące klienta
• powierzenie danych osobowych APEX DYNAMICS POLSKA przez podmioty trzecie (obowiązki podmiotów powierzających APEX DYNAMICS POLSKA dane osobowe osób określa punkt VI poniżej)
• spotkania osobiste w trakcie których dochodzi do wymiany danych kontaktowych
• wykorzystanie istniejących już informacji zgromadzonych w bazach danych APEX DYNAMICS POLSKA

V. Sposób zabezpieczenia danych zapobiegający naruszeniu przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane przez APEX DYNAMICS POLSKA przechowywane są na zabezpieczonych serwerach w Polsce.  APEX DYNAMICS POLSKA wdrożyła odpowiednie środki techniczne oraz organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed ich nieuprawnionym lub bezprawnych przetwarzaniem, w tym utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.

W przypadku danych osobowych przetwarzanych w formie papierowej, dane przechowywane są
w osobnych pomieszczeniach, do których dostęp mają tylko upoważnione osoby, a w przypadku przetwarzania danych w pomieszczeniach do których dostęp ma większa liczba osób, dane przechowywane są w zamykanych szafach, do których klucze posiadają wyłącznie osobowy upoważnione do przetwarzania danych.

Dane osobowe  w zależności od celu ich przetwarzania – przechowywane będą tylko tak długo, jak będzie to niezbędne do spełnienia celów określonych w Polityce Prywatności. W przypadku kiedy przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania danych osobowych niż wynika to z umów, czy z ogólnych celów w jakich dane osobowe zostały powierzone do przetwarzania np.
w celach podatkowych, rozliczeniowych lub w celu spełnienia innych prawnych wymogów oraz obowiązków - w takich przypadkach dane będą przechowywane przez okres wynikający z tych przepisów.

VI. Obowiązki podmiotów powierzających APEX DYNAMICS POLSKA dane osobowe osób trzecich

Powierzając, udostępniając do APEX DYNAMICS POLSKA, lub otrzymując od APEX DYNAMICS POLSKA dane osobowe do przetwarzania, podmiot trzeci zobowiązuje się do przestrzegania powszechnie obowiązujących przepisów prawa i wynikających z nich obowiązków, warunków niniejszej polityki, oraz w zależności od celu w jakim dane osobowe zostają do APEX DYNAMICS POLSKA udostępnione, podmiot ten zobowiązuje się uzyskać wszelkie prawem wymagane zgody podmiotów, których dane dotyczą, w tym ale nie wyłącznie na przekazanie tych danych do APEX DYNAMICS POLSKA z prawem udostępnienia tych danych podmiotom trzecim w celach wskazanych w niniejszej Polityce Prywatności. Mając na uwadze fakt, iż w określonych przypadkach APEX DYNAMICS POLSKA może udostępnić dane osobowe podmiotowi trzeciemu, podmiot trzeci zobowiązuje się stosować do obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, oraz niniejszej polityki niezależnie od faktu czy występuje jako podmiot powierzający czy jako administrator.

Z chwilą przekazania do APEX DYNAMICS POLSKA danych osobowych lub uzyskania danych od APEX DYNAMICS POLSKA podmiot trzeci potwierdza iż przyjmuje na siebie i zwolni APEX DYNAMICS POLSKA z jakiejkolwiek odpowiedzialności wynikającej z braku uzyskania przez podmiot trzeci odpowiednich zgód osób, których dane dotyczą, a w przypadku nałożenia na APEX DYNAMICS POLSKA kary administracyjnej lub obowiązku zapłaty odszkodowania, podmiot ten zobowiązuje się na pierwsze wezwanie APEX DYNAMICS POLSKA zapłacić  kwotę równą nałożonej karze i/lub odszkodowaniu.

Powierzający, zobowiązuje się w szczególności, ale nie wyłącznie do:

1. Powierzania danych osobowych do przetwarzania na zasadach określonych w Polityce Prywatności, zgodnie z obowiązkami wynikającymi z RODO w szczególności z art. 28, oraz powiązanych z nim powszechnie obowiązującymi przepisami prawa polskiego.
2. Przetwarzania danych wyłącznie w celu realizacji współpracy, przez okres trwania współpracy
   i ew. zabezpieczania roszczeń z niej wynikających chyba, że okres przechowywania danych wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
3. wykorzystania powierzonych mu przez APEX DYNAMICS POLSKA danych osobowych wyłącznie w celach wskazanych w momencie przekazania danych osobowych lub w terminie późniejszym, po uprzedniej akceptacji ze strony APEX DYNAMICS POLSKA. 
4. zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych
   i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
5. Uzyskania wszelkich wymaganych prawem zgód uprawniających do udostępnienia APEX DYNAMICS POLSKA danych osobowych celem dokonania dalszego powierzenia na rzecz podmiotów trzecich. W przypadku gdy dla właściwej realizacji zobowiązań wynikających ze współpracy konieczne będzie dokonanie dalszego powierzenia przez APEX DYNAMICS POLSKA, podmiot trzeci oświadcza, że APEX DYNAMICS POLSKA może tego dokonać, oraz gwarantuje iż ma prawo w tym celu udostępnić dane osobowe do APEX DYNAMICS POLSKA, i że w zakresie tych danych podmiot trzeci uważany jest za Administratora i wykonuje obowiązki określone w art. 12, 13 i 14 RODO. O ile na APEX DYNAMICS POLSKA ciąży obowiązek informacyjny wynikający z RODO, Strony umawiają się iż obowiązki te będą wykonywane przez podmiot trzeci, i podmiot trzeci ponosi pełną odpowiedzialność wobec APEX DYNAMICS POLSKA za prawidłową realizację tych obowiązków, oraz odpowiada bez ograniczeń za ew. szkodę poniesioną przez APEX DYNAMICS POLSKA z tytułu nieprawidłowego wykonania tych obowiązków.
6. Po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem danych, podmiot trzeci ma obowiązek usunąć lub zwrócić APEX DYNAMICS POLSKA – zależnie od decyzji APEX DYNAMICS POLSKA – wszelkie dane osobowe, które zostały mu powierzone, jak również usunąć wszelkie ich istniejące kopie, chyba że przetwarzanie będzie niezbędne ze względu na powszechnie obowiązujące przepisy prawa, lub w celach ustalenia, dochodzenia lub zabezpieczenia roszczeń.

VII. Informację o prawach osób, których dane osobowe przetwarza APEX DYNAMICS POLSKA

APEX DYNAMICS POLSKA zapewnia realizację następujących praw przysługujących osobom, których dane osobowe są przetwarzane:

1. prawo do informowania o przetwarzaniu danych osobowych
2. prawo dostępu do treści przetwarzanych danych osobowych
3. prawo do sprostowania danych
4. prawo żądania usunięcia danych
5. prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych
6. prawo do przenoszenia danych
7. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych
8. prawo wniesienia skargi do polskiego organu nadzorczego lub organu nadzorczego innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej
9. prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie
10. prawo do uzyskania interwencji ludzkiej ze strony Administratora, wyrażenia własnego stanowiska i do zakwestionowania decyzji opartej  na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, o ile takie przetwarzanie będzie maiło miejsce.